Privatlivspolitik for Learny
1. Formål
1.1 Learny ApS (”Learny”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) har vedtaget denne privatlivspolitik (”Privatlivspolitikken”), der beskriver, hvordan Learny behandler dine Personoplysninger, hvis du benytter Learny ydelser.
1.2 Privatlivspolitikken er udarbejdet med henvisning til reglerne i GDPR (Forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (EU) 2016/679 (“GDPR”)) og den danske lov om databeskyttelse (Lov nr. 502 af 23/05/2018 med evt. senere ændringer) (”Databeskyttelsesloven”).
1.3 Privatlivspolitikken er tilgængelig på vores hjemmeside: www.learny.dk.
1.4 Vi inkluderer links til Privatlivspolitikken i kommunikation med kunder og andre, når det er relevant, herunder i vores nyhedsbreve. Vi opfordrer altid til, at kunder og andre, der besøger vores hjemmeside, læser Privatlivspolitikken igennem.
2. Kontaktoplysninger
2.1 Learny er dataansvarlig for behandlingen af dine Personoplysninger, og sikrer, at dine Personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger hos Learny:
Kontaktperson: Peter Modin
Adresse: Vester Farimagsgade 15, 1606 København
Telefonnr.: 70 89 00 40
Mail: info@learny.dk
Website: www.learny.dk
3. Learny sikrer fair og transparent databehandling
3.1 Når Learny beder dig om at stille dine Personoplysninger til rådighed, oplyser Learny samtidig om hvilke Personoplysninger, Learny behandler om dig og til hvilke(t) formål. Du modtager oplysning herom på tidspunktet for Learny indsamling af dine Personoplysninger. Der vil blive henvist til privatlivspolitikken ifbm. registrering af en bruger hos Learny.
3.2 Hvis Learny indhenter Personoplysninger om dig fra andre, f.eks. en myndighed eller samarbejdspartner, oplyser vi dig herom senest 10 dage efter, at vi har indhentet dine Personoplysninger. Learny oplyser også om formålet med indhentningen og det lovgrundlag, der giver Learny adgang til at indhente dine Personoplysninger.
4. Hvilke personoplysninger indsamler Learny
4.1 Learny behandler følgende kategorier af Personoplysninger i forbindelse med Learny ydelser, herunder formidling af lektiehjælp:
Almindelige personoplysninger som navn, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, IP-adresse fødselsdato og profilbillede (frivilligt). Hvis du opretter en brugerkonto hos os registrerer vi også Login-oplysninger for kontoen (herunder brugernavn og adgangskode)
Fortrolige personoplysninger som f.eks. CPR-nummer og kontooplysninger samt oplysninger om betalingskort.
(betegnet ”Personoplysningerne”).
4.2 Herudover kan der forekomme behandling af andre personoplysninger, hvis kunden selv vælger at dele yderligere personoplysninger med Learny.
5. Behandlingsformål og -grundlag
5.1 Formålet med Learny indsamling og behandling af Personoplysninger er først og fremmest at kunne levere vores ydelser til kunderne.
5.2 Vores hjemmel til at behandle Personoplysninger ligger således først og fremmest i vores relation til kunden og i at kunne administrere de aftaler om lektiehjælp, vi indgår med vores kunder.
5.3 Vi vil som udgangspunkt have hjemmel til at behandle de nødvendige Personoplysninger ifølge GDPR artikel 6, stk. 1, litra a-c og litra f, samt af artikel 9, stk. 2, litra a og f og Databeskyttelseslovens §§ 6 og 7, stk. 1.
5.4 Ovennævnte bestemmelser omhandler grundlaget for at behandle Personoplysninger, hvis der (i) foreligger et samtykke, (ii) hvis behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt eller træffe foranstaltninger efter anmodning fra kunden forud for indgåelsen af vores aftale, (iii) hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, Learny er underlagt (iv) nødvendig for at opfylde væsentlige interesser, der overstiger den registreredes interesser, eller (v) nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
5.5 Vi har i de følgende afsnit beskrevet hvilke behandlingsgrundlag, der ligger til grund for vores konkrete behandlingsaktiviteter.
5.6 Indgåelse og administration af aftaler om lektiehjælp
5.6.1 Vi behandler dine Personoplysninger for at opfylde den aftale om lektiehjælp, vi har indgået med dig eller for at træffe foranstaltninger efter din anmodning herom i forbindelse med indgåelse af vores aftale. Vi behandler også dine Personoplysninger til løbende at administrere den aftale, vi har indgået. Vores hjemmel til at behandle Personoplysninger sker i den forbindelse i henhold til ifølge GDPR artikel 6, stk. 1, litra a-c og litra f og Databeskyttelseslovens § 6 stk. 1 og § 7, stk. 1.
5.6.2 Ovennævnte bestemmelser omhandler grundlaget for at behandle Personoplysninger, hvis der (i) foreligger et samtykke, (ii) hvis behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt eller træffe foranstaltninger efter anmodning fra kunden forud for indgåelsen af aftalen om lektiehjælp, (iii) hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, (iv) nødvendig for at opfylde væsentlige interesser, der overstiger den registreredes interesser, eller (v) nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
5.6.3 Det er vores vurdering, at den behandling af Personoplysninger, vi foretager i relation til en kunde, en samarbejdspartner, en leverandør eller en myndighed i vidt omfang vil være hjemlet i de ovenfor anførte bestemmelser.
5.7 Nyhedsbreve
5.7.1 Det er frivilligt at tilmelde sig nyhedsbreve fra Learny. Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbreve, registrerer vi de kontaktoplysninger, du har indtastet, samt dine evt. valg af de typer af nyheder, du ønsker at modtage. Ønsker du ikke længere at modtage nyhedsbreve fra os, kan du afmelde dig ved at benytte link til afmelding indeholdt i mailen eller ved at rette henvendelse til os på info@Learny.dk.
5.8 Markedsføring i øvrigt
5.8.1 I forbindelse med markedsføringstiltag i øvrigt sker behandling af Personoplysninger først og fremmest med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, og Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1. Vi vurderer fra gang til gang, om det er relevant at indhente samtykke, f.eks. i forbindelse med brug af billedmateriale til vores hjemmeside, i nyhedsbreve, på sociale medier mv. Hvis behandling af Personoplysninger sker på grundlag af samtykke er vores hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.
6. Opbevaring af personoplysninger
6.1 Efter afslutning af aftaleforholdet med en kunde sletter vi personoplysningerne fra det pågældende kundeforhold, så snart det ikke længere er nødvendigt at opbevare de pågældende Personoplysninger. Hensynet til, at vi kan varetage dine eller vores interesser ved et muligt ansvar kan indebære, at Personoplysninger opbevares i 3 år (eller undtagelsesvist i en længere periode) efter afslutningen af vores aftale med kunden eller leverandøren.
6.2 En række andre hensyn samt særregler indebærer dog, at Personoplysninger ikke altid bør eller ikke må slettes førend, der er gået et bestemt tidsrum.
6.3 Bogføringsreglerne indebærer, at Personoplysninger knyttet til en betaling skal opbevares i 5 år + løbende kalenderår efter regnskabsårets afslutning.
6.4 Hvis Personoplysninger er indhentet på grundlag af dit samtykke, sletter vi som udgangspunkt de Personoplysninger, der er indhentet på grundlag af samtykket, umiddelbart efter, at du tilbagekalder samtykket. I markedsføringssammenhæng er vi dog forpligtet til at opbevare dokumentation for, at vi lovligt har indhentet dit samtykke i 2 år fra den seneste udsendelse af materiale, der var baseret på dit samtykke. Det gælder f.eks. også i relation til nyhedsbreve, du har været tilmeldt.
6.5 Sletning - Hvordan
6.5.1 Sletning af Personoplysninger betyder som udgangspunkt, at Personoplysninger uigenkaldeligt fjernes fra alle lagringsmedier, hvorpå de har været lagret, og at Personoplysninger på ingen måde kan genskabes.
6.5.2 Personoplysninger kan som et alternativ anonymiseres fuldstændigt med den virkning, at de ikke længere kan henføres til en bestemt person. I givet fald finder reguleringen om Personoplysninger slet ikke anvendelse, og fuldstændig anonymisering er derfor et alternativ til sletning. Det er dog vigtigt at holde sig for øje, at anonymisering – som et alternativ til sletning – forudsætter, at man sletter alle spor, der kan lede til den person, oplysningen vedrører. Det er som oftest en meget vanskelig øvelse.
6.5.3 Efter sletning/anonymisering vil vi foretage behørigt krydstjek i form af søgninger på navn, e-mailadresse mv. vedrørende kunden henholdsvis sagen for at sikre, at der ikke kommer noget frem.
6.6 Anonymisering
6.6.1 Learny kan anvende anonymisering af personoplysninger til statistiske og forskningsmæssige formål, samt for at kunne forbedre systemer, processer og produkter. Dette betyder, at resultater ikke kan ledes tilbage til at identificere specifikke personer. Der foretages således en uigenkaldelig anonymisering, således at den registrerede ikke længere kan identificeres.
7. Videregivelse af personoplysninger
7.1 Learny videregiver udelukkende Personoplysninger til tredjeparter i overensstemmelse med, hvad der er anført i denne privatlivspolitik.
7.2 Learny kan videregive oplysningerne, hvis Learny er forpligtet til at videregive eller dele personoplysninger for at overholde en retslig forpligtelse. Videregivelse kan også ske efter anvisning fra en domstol eller en anden myndighed, eller for at beskytte varemærker, rettigheder eller ejendomsret. Dette indebærer udveksling af oplysninger med andre organisationer med henblik på beskyttelse mod svindel.
7.3 Learny anvender tjenesteudbydere og databehandlere, der udfører arbejde på vores vegne. Tjenesterne kan fx være serverhosting og systemvedligeholdelse, e-mail service, m.m. Disse samarbejdspartnere kan få adgang til data i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres tjenester og services.
7.4 Samarbejdspartnerne vil være kontraktligt forpligtet til at behandle alle data strengt fortroligt og har dermed ikke tilladelse til at anvende data til andet end, hvad der er omfattet af den kontraktuelle forpligtelse over for Learny, ligesom Learny løbende kontrollerer, at samarbejdspartnere overholder deres forpligtelser.
7.5 Hvis Learny, undtagelsesvist, videregiver personoplysninger til en tjenesteudbyder eller databehandler uden for EU, sikrer Learny overholdelse af de krav lovgivningen stiller til sådanne overførsler, f.eks. ved anvendelse af EU-Kommissionens Standardkontraktbestemmelser eller ved at sikre os, at modtageren af personoplysninger er omfattet af EU-US Privacy Shield-aftalen (fsva. overførsel af Personoplysninger til USA).
8. Sikkerhed
8.1 Vi har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine Personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig destruktion, tab eller ændring og mod uautoriseret offentliggørelse, misbrug eller anden handling i strid med gældende lovgivning.
8.2 Adgang til Personoplysninger er begrænset til personer, der har et sagligt behov for adgang til Personoplysninger. Medarbejdere, der håndterer Personoplysninger, er instrueret og oplært i, hvad de må gøre med Personoplysninger, og hvordan de skal beskytte Personoplysninger.
8.3 Når dokumenter (papirer, kartotekskort mv.) med Personoplysninger smides ud, anvendes makulering eller anden foranstaltning, der forhindrer, at uvedkommende kan få adgang til Personoplysninger.
8.4 Der anvendes adgangskoder til at få adgang til pc’er og andet elektronisk udstyr med Personoplysninger. Kun de personer, der skal have adgang, får en kode og da kun til de systemer, den pågældende har brug for at anvende. De personer, der har adgangskode, må ikke overlade koden til andre eller lade den ligge, så andre kan se den. Kontrol af tildelte koder skal foretages mindst en gang hvert halve år.
8.5 Hvis Personoplysninger lagres på en USB-nøgle, skal Personoplysningerne beskyttes. Der kan f.eks. bruges en USB-nøgle med adgangskode og kryptering. Ellers skal USB-nøglen opbevares i aflåst skuffe eller skab. Tilsvarende gælder ved opbevaring af Personoplysninger på andre bærbare datamedier.
8.6 PC’er koblet til internettet har en opdateret firewall og viruskontrol installeret.
8.7 Hvis følsomme Personoplysninger eller CPR-nummer sendes med e-mail via internettet, skal sådanne e-mails krypteres. Hvis du sender Personoplysninger til os via e-mail, skal du være opmærksom på, at afsendelse til os ikke er sikker, hvis dine e-mails ikke er krypteret. Vi opfordrer til, at du ikke sender os fortrolige eller følsomme personoplysninger pr. e-mail, medmindre dette konkret er aftalt på forhånd, således at vi kan sikre det fornødne sikkerhedsniveau.
8.8 I forbindelse med reparation og service af dataudstyr, der indeholder Personoplysninger, og når datamedier skal sælges eller kasseres, træffer vi de fornødne foranstaltninger, så Personoplysningerne ikke kan komme til uvedkommendes kendskab. Det kan f.eks. være ved brug af fortrolighedserklæringer.
8.9 Ved brug af en ekstern databehandler til håndtering af Personoplysninger, underskrives en skriftlig databehandleraftale mellem os og databehandleren. Det gælder f.eks. når der anvendes et eksternt dokumentarkiv eller hvis der anvendes cloud-systemer i forbindelse med behandlingen af Personoplysninger – herunder kommunikation med kunden. På samme vis indgås der altid en skriftlig aftale mellem os og vores kunde, hvis vi agerer som databehandler. Databehandleraftalerne er også tilgængelige elektronisk.
8.10 Backup
8.10.1 Vi tager backup af alle databaser og filer på fællesdrev. Vores backup opbevares på en ekstern server.
8.10.1.1 Alle backup data og filer overskrives/slettes med intervaller på 30 dage.
8.11 Sikkerhedsbrud
8.11.1 I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Learny underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.
9. Dine rettigheder
9.1 Generelt
9.1.1 Hvis du ønsker at få adgang til dine Personoplysninger, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger Learny, om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter modtagelse af din henvendelse.
9.2 Adgang til dine Personoplysninger
9.2.1 Du har til en enhver tid ret til at få oplyst hvilke Personoplysninger, Learny behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe opbevaringen af dine Personoplysninger finder sted, og hvem der modtager Personoplysninger om dig, i det omfang der sker videregivelse af Personoplysningerne. Du kan til enhver tid få adgang til dine Personoplysninger se og rette dine oplysninger, ved at gå ind på din profil på Learny.
9.2.2 Såfremt du anmoder om det, vil Learny give dig adgang til de Personoplysninger, der behandles om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.
9.2.3 Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til Learny. Vores kontaktoplysninger finder du øverst under punkt 2.1.
9.3 Retten til at få unøjagtige Personoplysninger rettet eller slettet
9.3.1 Hvis du mener, at de Personoplysninger, Learny behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til Learny og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.
9.3.2 I visse tilfælde vil Learny have en forpligtelse til at slette dine Personoplysninger, hvis du anmoder herom.
9.3.3 Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine Personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
9.3.4 Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine Personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
9.4 Indsigelse mod opbevaringen af data, samt udlevering af data
9.4.1 Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine Personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod Learny videregivelse af dine Personoplysninger til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, ophører vi med behandlingen af dine Personoplysninger.
9.4.2 Du har desuden mulighed for at klage til Datatilsynet over Learny indsamling og behandling af dine Personoplysninger:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon 3319 3200
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk
9.4.3 Du har også ret til at modtage de personoplysninger, du har stillet til rådighed for Learny, og den data der er indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis Learny behandler Personoplysninger om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine Personoplysninger. Du har også ret til at overføre disse personoplysninger til en anden tjenesteudbyder.
10. Cookies
10.1 Hvad er cookies?
10.1.1 Cookies er små tekstfiler, der indeholder bogstaver og tal, som sættes på din computer eller anden enhed. Cookies sættes, når du besøger et websted, der bruger cookies, og de kan bruges til at holde styr på, hvilke sider du har besøgt, de kan hjælpe dig til at fortsætte, hvor du slap, eller de kan huske dine sprogindstillinger eller andre præferencer.
10.1.2 Hvis Learny placerer cookies, bliver du informeret om anvendelsen og formålet med at indsamle data via cookies. Før Learny placerer cookies på dit udstyr, beder Learny om dit samtykke. Nødvendige cookies til sikring af funktionalitet og indstillinger kan dog anvendes dog uden dit samtykke.
10.2 Learny anvender følgende former for cookies:
10.2.1 Tekniske cookies: Tekniske cookies er nødvendige for, at langt de fleste hjemmesider fungerer, som de skal. De sørger også for, at du ikke hele tiden ryger af den hjemmeside, du besøger.
10.2.2 Du kan altid afvise og slette cookies på din computer ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, er der mange funktioner og services på internettet, du ikke kan bruge. Du kan altid ændre indstillingerne for dit samtykke via cookiebot-banneret, som er tilgængeligt på hjemmesiden.
11. Version
11.1 Denne privatlivspolitik er senest opdateret den 31. marts 2021.
11.2 Learny kan til enhver tid og uden varsel ændre denne Privatlivspolitik med virkning for fremtiden. Ved større ændringer sker der orientering om ændringerne på www.Learny.dk. Den gældende Privatlivspolitik vil altid være den, der fremgår af vores hjemmeside.
